PERSONVERNERKLÆRING

Personvern handler om ivaretakelse av retten til å bestemme over egne personopplysninger, som er opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson. Personvernreglene er regulert i egen lov.

Ekstra Ressurs (Ekstra Ressurs AS og Ekstra Ressurs Konsulent AS) behandler personopplysninger i rollen vår som både arbeidsgiver, leverandør av regnskaps- og konsulenttjenester og kjøper av tjenester, og i forbindelse med rekruttering av nye ansatte og identifikasjon av potensielle kunder, samt på vår hjemmeside.

Behandling av personopplysning som leverandør av regnskaps- og konsulenttjenester

Ekstra Ressurs' hovedvirksomhet er leveranse av regnskaps- og økonomitjenester til kunder. Oppdragene varierer i omfang og innhold. Personopplysninger som samles inn og behandles i den forbindelse er blant annet navn, e-postadresse, telefonnummer, hjemmeadresse, fødselsnummer, stilling, samt annen informasjon nødvendig for lønnskjøring og rapportering. Informasjonen hentes fra kundene. Ekstra Ressurs AS er dermed databehandler mens kundene våre er behandlingsansvarlige. Informasjon kan også hentes fra Altinn. Som ekstern regnskapsfører er Ekstra Ressurs pliktig til å følge lovverket for dette yrket, som blant annet regulerer offentlig rapportering, oppbevaringstid av oppdragsdokumentasjon og dokumentasjonskrav. Dette er regler som kan gå foran Personvernlovgivningen.

Ekstra Ressurs tilbyr også konsulenttjenester, og som hovedregel vil Ekstra Ressurs være databehandler på disse oppdragene.

Ekstra Ressurs inngår oppdragsavtaler for alle oppdrag. Databehandleravtaler er en del av det samlede avtaleverket. Databehandleravtalen gir flere detaljer om behandling av personopplysninger.

Underleverandører

Ekstra Ressurs bruker underleverandører spesielt i tilknytning til datasystemene som vi bruker for å behandle data fra kunder, utarbeide rapporter osv. Andre leverandører brukes for ulike andre tjenester, for eksempel ved innleie av arbeidskraft, ved telefoni og forsikringer. I slike tilfeller vil leverandørene behandle personopplysninger for å kunne levere sine tjenester.

Ekstra Ressurs inngår avtaler med sine underleverandører, herunder for å sikre at personvernreglene er godt ivaretatt. Overfor våre kunder er bruk av underleverandører regulert i tidligere nevnte databehandleravtaler.

Behandling av personopplysning mottatt fra andre enn eksisterende kunder og leverandører

Ekstra Ressurs kan motta personopplysning via e-post, vanlig post eller telefon fra andre personer enn kunder og leverandører.

Jobbsøkere: I forbindelse med rekruttering kan det samles inn personopplysninger fra jobbsøkere. Personopplysninger som behandles inkluderer personalia, utdannelse, arbeidserfaring, interesser og annen informasjon som kommer frem i en jobbsøkeres CV, jobbsøknad eller annen relevant dokumentasjon. Ekstra Ressurs mottar også CV'e r og jobbsøknader utenom rekrutteringsarbeid.

Personopplysninger til jobbsøkere blir lagret i inntil fem år etter at opplysningene er mottatt av Ekstra Ressurs og vil ikke bli brukt til annet formål enn vurdering av mulig ansettelse. Deretter blir personopplysninger slettet med mindre det bes om samtykke fra vedkommende til å oppbevare personopplysningen lengre enn fem år. Jobbsøkere kan til enhver tid be om å få opplysninger slettet.

Ekstra Ressurs vil inngå databehandleravtaler i tilfeller hvor det er brukt rekrutteringstjenester.

Potensielle kunder/leverandører: Ekstra Ressurs samler inn personopplysninger om potensielle kunder i forbindelse med kommunikasjon med aktuelle selskaper og innhenting av legitimasjon/identitetsbekreftelse. Personopplysningen som gjelder kunder blir oppbevart i følge regler om oppbevaring av oppdragsdokumentasjon. Personopplysninger som gjelder selskaper som ikke er kunder hos Ekstra Ressurs blir oppbevart i inntil fem år og deretter slettet med mindre det har blitt innhentet samtykke for å oppbevare personopplysningene for en lengre periode.

Ekstra Ressurs kan motta navn, telefon og e-post adresser fra personer som kontakter Ekstra Ressurs for å gi tilbud eller informasjon om tjeneste-/varelevering. Slike personopplysninger blir oppbevart i inntil fem år og deretter slettet.

Informasjonssikkerhet

Vi har et system for intern kontroll og etablerte rutiner som skal sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet vedrørende våre kunders personopplysninger. Ved forespørsel kan våre kunder få ytterligere informasjon rundt dette.

Kundens og ansattes rettigheter

Noen av de sentrale rettigheter som reguleres av personopplysningsloven og som skal ivaretar en persons rett til personvern, inkluderer rett til innsyn, retting og sletting og dataportabilitet.

Vi er databehandler for våre kunder, derfor skal forespørsel fra individer om innsyn, retting og sletting rettes først til behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig kan da godkjenne innsyn. Dersom andre lover ikke går foran (for eks. oppbevaringsplikt) vil Ekstra Ressurs sørge for oppfølgning av slike henvendelser.

Kontaktinformasjon

Ved spørsmål knyttet til Ekstra Ressurs sin behandling av personopplysning eller spørsmål rundt innsyn, retting eller sletting, vennligst ta kontakt med oss på telefon +47 22 83 40 38 eller firmapost@ekstraressurs.no.

Endringer i personvernerklæringen

Det kan bli endringer i vår personvernerklæring.

18. juli 2018



VI KAN REGNSKAP
Våre solide og dedikerte ekstra ressurser tar totalansvar for regnskap og rapportering